เริ่มจากข้อมูลที่เปิดเผยได้และบอกสถานะให้ชัด
คู่มือนี้เหมาะกับพนักงานออฟฟิศหรือร้านค้าที่ต้องเขียนอีเมลสุภาพจากข้อมูลสั้น ๆ เช่น ขอเสนอเปลี่ยนวันส่งสินค้า เป้าหมายคือให้ AI ช่วยจัดลำดับคำ ไม่ใช่ให้ตัดสินใจแทนคนหรือยืนยันการเปลี่ยนแปลงแทนระบบงาน
- เตรียมเฉพาะชื่อหรือบทบาทที่จำเป็น ผู้รับและบทบาทที่ตรวจแล้ว เลขงานที่ไม่เป็นความลับ วันเวลาเดิม วันเวลาที่เสนอ และสถานะว่าอะไร ยืนยันแล้ว หรือยังเป็น ข้อเสนอ
- ตัดเลขบัตร เลขบัญชี รหัสผ่าน ข้อมูลสุขภาพ ข้อมูลลูกค้าที่ระบุตัวบุคคลได้ และข้อความในสัญญาที่ไม่ได้รับอนุญาต หากต้องสาธิตให้ใช้ชื่อและเลขงานสมมติ
- ตรวจว่าเครื่องมือและประเภทบัญชีได้รับอนุมัติจากที่ทำงานหรือไม่ ประกาศความเป็นส่วนตัวของ Gemini ระบุว่าพรอมต์และไฟล์ที่แชร์เป็นข้อมูลที่ผู้ใช้มอบให้ และบัญชีส่วนตัวกับบัญชีที่ทำงานหรือโรงเรียนอาจมีข้อกำหนดต่างกัน จึงอย่าเหมารวมนโยบายของทุกบริการเข้าด้วยกัน
แหล่งข้อมูลเดียวกันเตือนให้หลีกเลี่ยงข้อมูลลับที่ผู้ใช้ไม่ต้องการให้ผู้ตรวจสอบเห็นหรือให้ Google ใช้ปรับปรุงบริการ อ่านประกาศของบริการและนโยบายองค์กรก่อนใช้จริง คู่มือนี้ไม่ส่งอีเมล ไม่เชื่อมบัญชี และไม่อัปโหลดไฟล์ส่วนตัว
พรอมต์ plain text สำหรับร่างเป็น ‘ข้อเสนอ’
คัดลอกโครงนี้ไปปรับใช้กับเครื่องมือที่องค์กรอนุมัติ แล้วแทนค่าที่อยู่ในเครื่องหมายมุมด้วยข้อมูลที่ตรวจแล้ว ช่องที่ไม่รู้ให้เว้นไว้หรือเขียนว่า “ยังไม่มีข้อมูล” อย่าให้ AI เดาเอง โครงนี้แยกบทบาท งาน บริบท ข้อจำกัด และรูปแบบผลลัพธ์ เพื่อให้ตรวจง่าย
บทบาท: ช่วยร่างอีเมลงานภาษาไทยที่สุภาพ กระชับ และยึดข้อเท็จจริง
งาน: ร่างอีเมลเพื่อเสนอการเปลี่ยนกำหนดส่ง ไม่ใช่การยืนยันการเปลี่ยนแปลง
ผู้รับ: <ชื่อ/บทบาท/องค์กรที่ตรวจแล้ว>
ผู้ส่ง: <ชื่อ/แผนกหรือร้านที่ตรวจแล้ว>
รายการหรือเลขงาน: <ข้อมูลที่เปิดเผยได้ หรือ “ไม่มี”>
กำหนดเดิม: <วัน เวลา และเขตเวลาถ้ามี>
กำหนดที่เสนอ: <วัน เวลา และเขตเวลาถ้ามี>
สถานะที่ยืนยันแล้ว: <ข้อเท็จจริงเท่านั้น>
สิ่งที่ยังไม่ยืนยัน: <ผู้อนุมัติ เหตุผล ค่าชดเชย หรือรายละเอียดที่ยังขาด>
กติกาความจริง:
1. ใช้เฉพาะข้อมูลด้านบน ห้ามเพิ่มเหตุการณ์ บุคคล ตัวเลข ค่าชดเชย ส่วนลด หรือการรับประกันที่ไม่มีในข้อมูล
2. ใช้คำว่า “ขอเสนอ” หรือ “ขอสอบถามความเป็นไปได้” และห้ามเขียนให้เหมือนผู้รับอนุมัติแล้ว
3. ถ้าข้อมูลสำคัญไม่พอ ให้ใส่ [ต้องยืนยัน] ในร่างและสรุปรายการนั้นหลังร่าง
4. อย่าอ้างว่าได้ส่งเมลหรือทำรายการใดแล้ว
รูปแบบคำตอบ:
- Subject: หนึ่งบรรทัด
- Body: อีเมลภาษาไทย 80–120 คำ พร้อมคำขึ้นต้นและคำลงท้าย
- ต้องยืนยัน: รายการข้อเท็จจริงที่ผู้ส่งต้องตรวจจากบันทึกจริงก่อนส่ง
- ใช้โทนสุภาพ ไม่กล่าวโทษ และไม่รับปากแทนองค์กรแนวคิดนี้สอดคล้องกับคำแนะนำการออกแบบพรอมต์ของ Google ที่ให้ระบุคำสั่ง บริบท ข้อจำกัด และรูปแบบผลลัพธ์ให้ชัด แต่พรอมต์ที่ดีไม่ใช่หลักฐานว่าเนื้อหาที่ได้ถูกต้อง จึงต้องตรวจร่างกับบันทึกจริงและปรับพรอมต์เป็นรอบ ๆ
ชุดข้อมูลฝึกหัด: แยกสิ่งที่รู้จากสิ่งที่ยังขออนุมัติ
ตัวอย่างต่อไปนี้เป็นข้อมูลสมมติทั้งหมด สร้างขึ้นเพื่อสอนวิธีตรวจร่าง ไม่ใช่ใบสั่งซื้อจริง ไม่ใช่อีเมลที่ส่งแล้ว และไม่ใช่ผลการทดสอบของผู้ให้บริการรายใด
- ผู้ส่ง: มายด์ จากร้านบ้านสวน
- ผู้รับ: คุณอร ฝ่ายธุรการ บริษัทแสงเหนือ
- รายการ: ชุดอาหารว่าง 80 ชุด เลขงานฝึกหัด BS-2047
- กำหนดเดิมในบันทึกฝึกหัด: 18 ต.ค. 2569
- กำหนดที่อยากเสนอ: 20 ต.ค. 2569 เวลา 13:00–14:00 น.
- สถานะ: ยังไม่ได้รับคำตอบหรือการอนุมัติให้เปลี่ยนวัน
- ไม่มีข้อมูลยืนยันเรื่องสาเหตุ ค่าชดเชย ส่วนลด ผู้อนุมัติ หรือการรับประกันเวลา
คำขอสำหรับชุดข้อมูลนี้คือ “ช่วยร่างอีเมลสุภาพเพื่อเสนอเปลี่ยนวันส่งจาก 18 ต.ค. เป็น 20 ต.ค. ช่วง 13:00–14:00 น. โดยระบุว่าการเปลี่ยนยังรอการยืนยัน และอย่าแต่งข้อมูลที่ไม่มี” การเขียนสถานะไว้ตรง ๆ ทำให้มีจุดเทียบตอนตรวจคำตอบ
ร่างที่ตั้งใจทำผิด: ตรวจคำที่เปลี่ยนข้อเสนอเป็นคำรับปาก
นี่คือร่างตัวอย่างที่ผิดโดยตั้งใจ ไม่ควรส่งจริง และเป็นเพียงผลลัพธ์สมมติสำหรับการสอน
เรื่อง: ยืนยันเลื่อนส่งเป็น 20 ต.ค. และชดเชยส่วนลด 10%
เรียน คุณอร
ตามที่คุยกัน เราจะเลื่อนชุดอาหารว่าง BS-2047 จำนวน 80 ชุด
ไปส่งวันที่ 20 ต.ค. 2569 เวลา 13:00 น. แน่นอน หากล่าช้า
ร้านจะคืนเงิน 10% เพื่อชดเชย
ขอบคุณที่เข้าใจ
มายด์
ร้านบ้านสวน- “ยืนยัน” และ “เราจะ” ขัดกับสถานะที่ยังไม่ได้รับอนุมัติ ควรเปลี่ยนเป็นการขอเสนอและขอคำตอบ
- “ตามที่คุยกัน” เป็นเหตุการณ์ที่ไม่มีในข้อมูล จึงห้ามใส่เพียงเพราะเป็นสำนวนอีเมลทั่วไป
- ส่วนลด 10% และคำว่า “แน่นอน” เป็นค่าชดเชยและการรับประกันที่แต่งขึ้น ทั้งสองอย่างต้องลบหรือทำเครื่องหมายให้ผู้มีอำนาจตรวจ ไม่ใช่เติมให้เมลดูน่าเชื่อถือ
- เวลา 13:00 น. มาจากช่วงที่เสนอ แต่การเขียนเป็นเวลาส่งที่รับรองแล้วทำให้ความหมายเกินข้อมูลเดิม
วิธีตรวจที่ใช้ซ้ำได้คือไล่ทุกประโยคในร่างกลับไปหาข้อเท็จจริงต้นทาง ถ้าหาแหล่งไม่ได้ ให้ตัดออกหรือใส่ [ต้องยืนยัน]
ร่างแก้ไข: สุภาพ ชัดเจน และยังไม่ยืนยันแทนผู้รับ
ตัวอย่างนี้ใช้ข้อมูลสมมติชุดเดิม ผลลัพธ์เป็นงานสอน ไม่ใช่อีเมลที่ส่งจริงและไม่ใช่คำรับรองว่าร่างจาก AI จะถูกต้องโดยอัตโนมัติ
เรื่อง: ขอเสนอเปลี่ยนวันส่งชุดอาหารว่าง BS-2047
เรียน คุณอร
ร้านบ้านสวนขอเสนอเปลี่ยนวันส่งชุดอาหารว่าง 80 ชุด
จากวันที่ 18 ต.ค. 2569 เป็นวันที่ 20 ต.ค. 2569
ช่วงเวลา 13:00–14:00 น. การเปลี่ยนแปลงนี้ยังรอการยืนยัน
จากผู้เกี่ยวข้อง จึงยังไม่ถือเป็นการยืนยันกำหนดส่งใหม่
หากช่วงเวลาดังกล่าวไม่สะดวก รบกวนแจ้งวันที่หรือเวลาที่เหมาะสม
เพื่อให้ร้านตรวจสอบต่อได้ ขอบคุณครับ
มายด์
ร้านบ้านสวนร่างนี้รักษาเลขงาน วันที่เดิม วันที่ที่เสนอ และช่วงเวลาไว้ตามข้อมูลฝึกหัด ใช้คำว่า “ขอเสนอ” แทน “ยืนยัน” และไม่เพิ่มเหตุผล ส่วนลด ค่าชดเชย หรือการรับประกัน หากระบบงานต้องมีผู้อนุมัติหรือรายละเอียดอื่น ให้ถามผู้รับผิดชอบก่อนเติมลงในข้อความ
เช็กผู้รับ วันเวลา เจตนา และคำรับปาก แล้วค่อยวนแก้
ก่อนส่งผ่านช่องทางงานที่ได้รับอนุญาต ให้อ่านอีเมลจากมุมของผู้รับและเช็กทีละข้อ:
- ผู้รับ: ชื่อ อีเมล ฝ่าย และผู้รับสำเนาตรงกับรายการที่อนุมัติหรือไม่ อย่าให้ AI เดาที่อยู่อีเมลหรือผู้มีอำนาจ
- วันเวลา: วันเดิม วันใหม่ ช่วงเวลา และเขตเวลาถ้ามีตรงกับบันทึกหรือปฏิทินหรือไม่ การเขียน “วันใหม่” ต้องยังเป็นข้อเสนอ ไม่ใช่เหตุการณ์ที่เกิดขึ้นแล้ว
- เจตนา: ผู้รับอ่านแล้วรู้หรือไม่ว่าคุณกำลังขอความเห็นหรือขออนุมัติ ไม่ใช่แจ้งผลสำเร็จ
- คำรับปาก: ลบคำว่า “แน่นอน” “รับประกัน” “คืนเงิน” “ส่วนลด” หรือกำหนดการอื่นที่ไม่มีหลักฐานและผู้อนุมัติ หากจำเป็นให้เขียน
[ต้องยืนยัน]แทน - แหล่งอ้างอิง: ถ้าเครื่องมือแสดงลิงก์ที่เกี่ยวข้อง ให้เปิดอ่านและเทียบกับเอกสารต้นทาง วันที่ และผู้รับผิดชอบ ลิงก์ที่แสดงเป็นทางไปดูข้อมูลเพิ่มเติม ไม่ใช่หลักฐานว่าร่างหรือข้อเท็จจริงในร่างถูกต้อง
ถ้าร่างยังเยิ่นเย้อ ให้ขอ AI ทำเพียงอย่างเดียวในรอบถัดไป เช่น “ตัดคำซ้ำให้เหลือ 100 คำ แต่ห้ามเปลี่ยนสถานะข้อเสนอและห้ามเพิ่มข้อเท็จจริง” จากนั้นขอรายการ “ประโยคที่อ้างข้อเท็จจริงทั้งหมด” แล้วตรวจทีละประโยคกับบันทึกจริง อ่านฉบับสุดท้ายด้วยคนอีกครั้งก่อนส่ง คู่มือนี้ไม่มีการส่งเมลหรืออัปโหลดเอกสารแทนคุณ